Как построить единую систему автоматизации на предприятии ЖКХ?

Чаще всего в подразделениях ЖКХ устанавливают «приспособленные» программы, не связанные между собой, от разных «непрофильных» производителей. В результате происходит лишь частичная автоматизация этих подразделений, а не всего предприятия. А вместе с тем построение единых специализированных расчетно-информационных корпоративных систем на предприятиях ЖКХ сегодня не только технически возможно, но и экономически оправдано. Рассмотрим лишь несколько примеров, подтверждающих данное утверждение.

Как обстоит дело при «кусочной» автоматизации предприятий ЖКХ?

В лучшем случае, все рабочие места оборудованы компьютерами, объединенными в локальную вычислительную сеть. При этом каждое подразделение имеет свою достаточно хорошую, на его взгляд, программу и особо не заинтересовано в каких-либо ее изменениях для совместного использования информации: » А что менять-то, у нас все нормально, а соседи пусть сами себе все данные вводят, а то вдруг наши испортят». Поэтому один и тот же информационный объект (дом, жилец, организация, договор, платеж и т.п.) заносится сначала в бухгалтерскую программу, затем в программу для расчетов с абонентами, затем в специализированные задачи (по учету технических объектов, контролю за заявками и другие). А потом все эти данные до бесконечности стыкуют, сверяют, уточняют. Сегодняшнее раздельное существование финансовых (чисто бухгалтерских) потоков и информационно-статистических данных исключает всякую логически осмысленную обработку результатов, что неизбежно приводит к ощутимым потерям денег и времени.

Почему важно иметь единую автоматизированную информационную систему?

Единая же автоматизированная информационная система позволяет сократить время на ввод, поиск и обработку информации, исключить дублирование, повысить оперативность и достоверность данных. Возникает «корпоративное мышление»: проблема рассматривается специалистами разного профиля, данные анализируются не одним отделом, а всеми потребителями информации. Появляется возможность для контроля, анализа, прогнозирования и принятия грамотных управленческих решений.

Где сегодня основные проблемы учета и контроля? Там, где существуют большие потоки информации, связанные с денежным содержанием операций. Любая ошибка здесь приводит к прямым убыткам участников взаиморасчетов (поставщиков услуг, бюджета, населения или юридических лиц и посредников в расчетах, например, Службы Заказчика).

С чего начать автоматизацию коммунального предприятия?

Взяв за основу бухгалтерский баланс предприятия как наиболее объективный, всем известный и доступный инструмент управления предприятием, можно начать построение расчетно-информационной корпоративной системы практически без особых усилий: любое наше действие с объектами управления (источниками информации) найдет свое более или менее точное отражение в балансе.

Как можно быстро построить единую расчетно-информационную корпоративную систему?

Создание единой бухгалтерской расчетно-информационной корпоративной системы предприятия — продолжительный и кропотливый труд, как специалистов самого предприятия, так и разработчиков программного обеспечения. Мысль о том, что все очень просто и за месяц все будет работать, лучше сразу оставить. На комплексную автоматизацию среднего предприятия (10-15 автоматизированных рабочих мест) может уйти до года, к этому надо быть готовыми.

Обычно предлагаются гибкие универсальные программы, которые потребуют определенных настроек и доработок. Разработчики тем самым минимизируют стоимость программ, смещая тяжесть затрат на этап внедрения и обучения персонала. При этом надо четко себе представлять и возможности программистов: немыслимо построение корпоративных систем одним-двумя «своими штатными единицами». Круг решаемых вопросов настолько велик, что потребуются специалисты самого разного профиля. Кроме того, всегда будут существовать текущие эксплуатационные вопросы, которые занимают почти все рабочее время «штатных» программистов.

Пример автоматизации в ЖКХ

Дом — один из видов основных средств (учитывается на балансовом или забалансовом счете). Только после принятия дома на баланс или получения иного законного основания для работы с ним (а никак не раньше!), можно завести его технические характеристики (с инвентарного дела, например). Затем можно отобразить его на электронной карте, создать поэтажные и иные планы, заселить жильцами (задача паспортного учета) и открыть лицевые финансовые счета для населения и арендаторов для начисления за жилищно-коммунальные услуги (задача расчеты с абонентами).

Далее можно выставлять счета, собирать оплату, рассчитываться с поставщиками услуг (чисто бухгалтерские задачи: касса, расчетный счет, взаимозачеты, учет полученных и оказанных услуг, книги покупок-продаж), принимать заявки на ремонт (в т.ч. аварийные выезды) и фиксировать их выполнение (задачи аварийно-диспетчерская служба, сметы, документооборот), начислить зарплату по итогам выполнения указанных договоров-заявок (главная, по большому счету, цель предприятия), сдать все отчеты о проделанной работе в вышестоящие и налоговые органы.

И все это в одной-единственной базе данных! Достаточно выбрать нужный дом и вся картина по нему будет как на ладони. Деньги не отделяются от информации, а технические данные дополняют и уточняют финансовые ресурсы балансовых объектов. Счетчики, трубопроводы, котельные, лифты, линии передач — все имеет бухгалтерскую оценку и технические данные. Разрозненные объекты формируют целостную объективную картину деятельности предприятия.

Здесь все взаимосвязано, ничего не пропадает: нельзя списать дом с не выселенными из него жильцами или с непогашенным сальдо (сегодня очень даже легко), не надо формировать вручную проводки из расчетных систем (при числе поставщиков услуг более 10, задача эта сегодня не самая простая). При этом все функционирует в реальном масштабе времени, управление предприятием носит оперативный характер, основанный на достоверной и максимально полной информации. Анализ и контроль данных — многоступенчатый и объективно понятный, что снижает процент ошибок в системе, несмотря на ее значительные размеры и возможности.

Резюме

Построить единую идеальную для всех систему нельзя, но приблизиться к ней реально. Именно здесь на помощь должны прийти специализированные фирмы-разработчики. Выбор у Заказчиков есть и сегодня, а при стабилизации общего положения в отрасли предложений станет непременно больше. Однако осуществить выбор можно, только зная суть хотя бы 2-3 таких систем. Хорошо бы иметь независимых экспертов, но в сегодняшних условиях это практически невозможно по указанным выше причинам. Поэтому остается только пожелать удачи и терпения предприятиям ЖКХ, вставшим на путь комплексной автоматизации.

Копылов Александр Германович,
директор Компании «Стек»