Комплексная автоматизация бизнес-процессов в управляющих компаниях
Темы алгоритмов расчетов и порядок организации начисления и сбора платежей за жилищные и коммунальные услуги обсуждают настолько активно, что, кажется, в этом и есть корень всех проблем в ЖКХ. Создаются мифы и реальные предпосылки для ведения расчетов исключительно силами и автоматизированными средствами единых, контролируемых властями РКЦ. Однако унификация расчетов, распределение денег по поставщикам и сбор информации о работе УК — по сути разные мероприятия.
Кажется логичным начать автоматизацию «с земли» — с управляющих компаний (УК). Достоверную рабочую информацию УК, представленную в электронном виде, проще и удобнее анализировать в системах класса ГИС ЖКХ региона или всей страны.
В нашей практике меня всегда смущает автоматизация «сверху», когда собственники бизнеса или власти пытаются «осчастливить» нижестоящие (подчиненные) структуры бесплатным для них программным обеспечением. Такие благие намерения ведут к тому, что кроме сожаления о потраченных средствах, остается горький осадок у всех сторон процесса. Еще и поэтому я последовательный противник единых региональных систем без нормальной автоматизации нижнего звена поставки информации. Вот, например, внедрение энергоэффективности многоквартирного дома (МКД). Мало того, что составить энергопаспорт МКД стоит от 5 тыс. до 500 тыс. руб., так еще и на местах эта информация не требуется в оперативной работе, а значит, в отчетности будут «липовые» сведения.
Поэтому автоматизировать надо прежде всего сами УК, их бизнес-процессы. Современные требования к деятельности по управлению МКД — сделать бизнес-процессы УК прозрачными, открытыми, клиентоориентированными, с четкими отлаженными и контролируемыми технологическими процессами.
Главная цель внедрения ИТ-систем привычно видится в повышении производительности, экономии финансов, подготовке обоснованных решений. Но это лишь способ достижения тактических, краткосрочных преимуществ. А стратегическая цель использования ИТ-систем — способствовать менеджменту реагировать на динамику рынка, создавать, поддерживать и углублять конкурентное преимущество компании. Любое успешное предприятие должно работать, как «хорошо отлаженные часы», где основными механизмами управления являются планирование и оптимальное управление запасами, технологическими процессами, кадрами.
Первоисточник и первопричина всей деятельности УК — отнюдь не расчеты с населением и поставщиками, а именно организация деятельности таким образом, чтобы собственники помещений (заказчики услуг) были довольны условиями своего проживания в каждом конкретном доме. Умение надежно и эффективно работать в условиях жесткой нехватки средств, с постоянными рисками экономического и политического характера — вот что сейчас в первую очередь требуется от УК. А следовательно, законодательно должны быть созданы нормальные конкурентные условия для всех желающих заниматься данным видом бизнеса: переход домов между УК, установление персональных тарифов на обслуживание для каждого дома должны стать реальными, простыми процедурами.
МКД — сложный объект управления. Понятно, что УК оказывают прямое управленческое воздействие не на сам дом, а лишь на подрядчиков и поставщиков услуг. Вся деятельность по управлению идет по плану либо по сигналам «снизу» (от жителей) или «сверху» (от местных администраций).
Заблуждаются те, кто думает, что программы для расчета квартплаты и бухгалтерского учета, установленные в ЕРЦ, решат все проблемы управления в ЖКХ. Расчетные задачи для начисления жилищно-коммунальных услуг и распределение финансов организации — это лишь часть общих информационных потоков управления предприятием.
Главным должно быть понимание того, что корпоративные информационные системы (КИС) — не самоцель и не панацея, а лишь мощное и эффективное орудие в руках целеустремленных и компетентных специалистов. Любой собственник компании желает управлять своим бизнесом с наибольшей эффективностью. Это значит, что компания должна контролировать и планировать свои расходы и доходы и быть конкурентоспособной на рынке. Казалось бы, естественное желание заказчика иметь «все в одном флаконе и одного качества» должно привести к появлению суперпродукта, отвечающего порой противоречивым требованиям как к собственной структуре данных, так и к функциональным возможностям в целом. Такие попытки встречаются.
Однако на практике более эффективен совершенно иной подход к решению проблемы: создание интегрированной расчетно-информационной системы управления предприятием на базе двух (или более) специализированных пакетов программ. Например, довольно часто встречается соседство на предприятии программ бухгалтерского учета, биллинговых, сметных, прикладных для учета в управляющих компаниях процессов, связанных с обслуживанием жилого фонда. Заказчик получает максимум достоинств каждого специального комплекса программ и возможность свободно обмениваться данными между работающими прикладными частями. Интеграция в данном случае решается несложными начальными настройками и нажатием нескольких дополнительных клавиш по необходимости. Таким же нехитрым способом обеспечивается и передача информации в системы «верхнего уровня» (региона или страны). Иначе можно заплатить годами, бесполезно потраченными на постоянные доработки одной «суперсистемы» на все случаи жизни.
Работая 20 лет в сфере расчетов в ЖКХ, понимаю, что информационные технологии — не локомотив отрасли. По мнению экспертов, качество и полнота информационной поддержки принятия решений и для компаний, и для госструктур, и для государства в целом становятся теми важнейшими факторами, от которых зависит сама возможность эффективно развиваться в условиях современного мира. Сейчас ситуация в этом секторе катастрофическая. Многие ключевые решения принимаются руководителями на основе 10-15% той информации, которую необходимо учесть. А ведь из теории принятия решений давно известно, что надежные решения основываются не менее чем на 70-80% информации. Иными словами, принимаемые сегодня решения часто носят случайный или интуитивный характер. Переломить эту ситуацию как раз и могут информационные технологии, которые уже в настоящий момент дошли до уровня, позволяющего расширить информационную базу принятия решений до необходимого объема. Беда в том, что развитие технологий обогнало понимание проблемы.
Будет порядок в ЖКХ, будут востребованы и комплексные ИТ-решения. Как известно, автоматизируется все, кроме хаоса.
Копылов Александр Германович,
директор Компании «Стек»
