Управление МКД: построение системы автоматизации

Управление тем эффективнее, чем большей информацией мы обладаем при принятии решения.

Каждая управляющая компания или ТСЖ должны иметь возможность вести учет всех собственных ресурсов. Без современного программного обеспечения сделать это полноценно сегодня практически невозможно.

Заблуждаются те, кто думает, что программы для расчета квартплаты и бухгалтерского учета решат все проблемы управления.

Расчетные задачи для начисления жилищно-коммунальных услуг и финансовые потоки организации — это лишь часть общих информационных потоков управления предприятием.

Кроме абонентского отдела и бухгалтерии, существуют еще производственно-технические и диспетчерские службы, юридические и экономические отделы, инженерные подразделения, которым тоже требуется автоматизация своих текущих задач.

Другое дело, что не все руководители предприятий ЖКХ это пока явно осознают и, следовательно, не спешат выделять на это денежные средства, пытаясь принимать решения, что называется «на авось».

А между тем управление тем эффективнее, чем большей информацией мы обладаем при принятии решения.

Многоквартирный дом — это достаточно сложный объект управления.
С точки зрения программного обеспечения и организационной структуры предприятия, он чаще всего включает в себя следующие основные подразделы (Автоматизированные рабочие места — АРМ):

• технические характеристики самого дома (наличие и площади всех помещений, материалы конструкций, кровля, параметры внешнего благоустройства, земельный участок, хранящиеся в инвентарном деле;
• события, которые влияют на его качественные характеристики (виды ремонтов, аварийные выезды, действия по текущему обслуживанию:);
• паспортные данные и события по каждому важнейшему элементу дома (лифт, насосные, щитовые, приборы учета), требующему отдельных операций по обслуживанию, контролю, ремонту или замене;
• ведение истории технических обходов, планирование ремонтных работ;
• плановый расчет численности обслуживающего персонала и тарифов на содержание и ремонт конкретного дома;
• учет всех статей доходов и расходов по дому, ведение баланса дома;
• финансовые лицевые счета собственников и нанимателей, зарегистрированных по данному адресу, на которые начисляются жилищно-коммунальные услуги и перечисляется оплата;
• персональные справочные данные жильцов в каждом помещении, требующиеся для оперативной работы (собственники, льготники) и выдачи справок населению (с места жительства, нотариусу, документы первичного паспортного учета и т.п.);
• арендаторы — физические и юридические лица, расположенные в доме, которым производится начисления за ЖКУ;
• учет специальных категорий граждан (должники) и юридическая работа с ними (учет, контроль за погашением долгов, судебные дела, исполнительные документы и т.д.);
• договора и расчеты с поставщиками ЖКУ, экономический контроль предъявляемых счетов на оплату.

Безусловно, обеспечить автоматизацию всех указанных задач способно лишь специальное, профессионально разработанное, программное обеспечение.

Конечно, можно приспособить известные бухгалтерские комплексы для решения и этих проблем, но в этом случае стоимость и качество решения будет явно не в пользу модифицированной бухгалтерии.

Дело не только в используемом инструменте, но и в опыте программистов: специалисты по настройке бухгалтерии не могут оперативно и профессионально обеспечить развитие всей информационной системы ЖКХ. Их прикладные дополнительные решения обычно получаются громоздкими и совершенно неполными, и, как следствие, менее удобными для пользователя. При этом конечно, неизбалованные вниманием программистов предприятия ЖКХ рады даже таким решениям их насущных проблем.

Казалось бы, естественное желание заказчика иметь «все в одном флаконе и одного качества» должно привести к появлению «суперпродукта», отвечающего самым противоречивым требованиям как к собственной структуре данных, так и к функциональным возможностям системы в целом.

Однако на практике чаще всего используют совершенно иной подход к решению проблемы: создается единая интегрированная расчетно-информационная система управления предприятия на базе двух (или более) специализированных пакетов программ. В этом случае заказчик получает максимум достоинств каждого специального комплекса программ и возможность свободно обмениваться данными между работающими прикладными программами.

Интеграция в этом случае решается несложными начальными настройками и нажатием нескольких дополнительных клавиш по необходимости, а не годами, бесполезно потраченными на постоянные доработки одной «суперсистемы» на все случаи жизни.
При этом заказчик получает еще и свободу выбора подрядчика на любую из программ, т.к. сопровождать типовые конфигурации всегда проще, чем иметь дело с узкопрофильными и тяжелыми настройками даже очень популярной бухгалтерской программы.

Кстати, иногда ведение расчетов за ЖКУ поручают сторонним организациям (например, единым расчетным центрам). Действительно, специализированная организация обладает и программой и программистами для ее обслуживания и анализа данных. Возможно даже, что и стоимость такого обслуживания невелика, на первый взгляд.
Но при таком раскладе стоит учесть и фактор оперативности получения всех необходимых для управления данных и квалификацию специалистов: если экономисты предприятия-заказчика имеют квалификацию ниже уровня оператора-программиста, а данные им требуются лишь один раз в месяц, то расчетный центр — пожалуй, единственное для них удобное решение.

Если же экономисты сами хотят проводить оперативный анализ, вести собственные аналитические расчеты, планировать и контролировать планы работ по каждому дому, а производственно-технические и юридические службы предприятия ведут собственные базы данных, плюс к этому расчетная бухгалтерия самостоятельно может проверить и поправить все свои собственные параметры, да еще и директор стремится сам получать свои оперативные отчеты, то стороннее программное обеспечение вряд ли сможет им чем-либо помочь.

И это притом, что стоимость владения своим программным продуктом будет, скорее всего, ниже стоимости сторонних услуг, часть из которых даже в принципе не может быть оказана, не говоря уже о качестве, оперативности и свободе выбора самостоятельно выполняемых с помощью программного обеспечения операций.

На основе этих факторов Компанией СТЕК разработан комплекс специализированных программ для жилищно-коммунальных предприятий, управляющих компаний и ТСЖ.

Расчетно-информационный комплекс программ СТЕК-ЖКХ внедрен более чем в 120 городах и населенных пунктах страны.

Он не только полностью автоматизирует все известные нам сегодня основные бизнес-процессы управления многоквартирными домами, но и обеспечивает тесную интеграцию с любой бухгалтерской программой на уровне обмена данными для создания необходимых проводок с требуемым уровнем аналитического учета.
Комплекс СТЕК-ЖКХ включает в себя следующие основные программы:

Программа «Квартплата» («Расчеты с абонентами — население»)

Основные преимущества работы с программой комплекса СТЕК-ЖКХ:

• Датозависимость всех параметров, участвующих в расчете (Услуги, тарифы, поставщики, нормы и т.д.)
• Расчет начислений и компенсаций с точностью до дня
• Расчет по индивидуальным и групповым приборам учета
• Деление оплаты по бухгалтерскому сальдо по каждому поставщику
• Автоматический и ручной перерасчет за прошлое время
• учет недопоставки (качества) услуг до часа
• Начисление, перерасчет и сторнирование пени
• Реализация Постановлений Правительства РФ № 306, 307 от 23.05.2005 г.
• Необходимая отчетность, данные в формате db, dbf, txt, xls.

Программа «Работа с должниками» (АРМ юриста)

• ведение именной базы данных должников по оплате коммунальных услуг
• ведение дел о взыскании задолженности, определение графика погашения и контроль за его исполнением
• групповая печать всех необходимых документов (предупреждений, подачи исков в суд и т.д.)

Программа «Паспортный стол» (Первичный учет населения)

• Ведение паспортного учета, исключающее ведение бумажных карточек
• Оперативная выдача справок, выписок и других необходимых отчетов
• Отчеты по составу и движению населения (в паспортные службы, военкоматы, избирательные комиссии и др.)
• «Единое окно» с программой «Квартплата» комплекса «СТЕК-ЖКХ»

Программа «Субсидии» (расчет субсидий)

• хранение документов, необходимых для начисления субсидий
• реализация всех действующих Постановлений Правительств и местных органов управления.
• «Единое окно» с задачей «Квартплата»
• ведение раздельного сальдо по субсидиям
• сводная отчетность как для держателя фонда, так и для поставщиков, самостоятельно получающих оплату

Программа «Аварийно-Диспетчерская Служба» (Характеристики зданий. Учет работ по содержанию и ремонту.)

Программа предназначена для ведения учета заявок и работ по обслуживанию и ремонту жилого фонда (АДС, плановый ремонт, текущий ремонт, капитальные ремонт)

• ведение базы данных всего фонда (содержит все необходимые характеристики зданий)
• аналитические данные о доме (численный состав, площади, инженерная инфраструктура)
• контроль поступления и исполнения заявок на ремонтные работы
• учет фактических и нормативных затрат труда и расхода материала
• регистрация периодов прекращения предоставления услуг или снижения их качества, формирование актов качества; — получение разнообразных форм отчетности
• выполненные работы по дому (аварийные, плановые, текущий и капитальный ремонты) по видам, исполнителям, плановые и фактические показатели выполненных объемов работ, использованные материальные ресурсы.
• в том числе планируемые работы (по результатам обхода, по заявкам жильцов, включенные в график текущих работ).

Программа «Подомовой учет» (Баланс дома)

Общая информация о доме может содержать следующие сведения:

• НАЧИСЛЕНИЯ — полная сумма (квартиросъемщики и бюджет (льготы, межтариф, выпадающие доходы)) по статье содержание и ремонт конкретного дома (задача «Квартплата»)
• ПОСТУПЛЕНИЯ — полученная (по всем статьям) сумма для поставщика услуги «содержание и ремонт» ((задача «Квартплата»)
• ЗАТРАТЫ — фактические денежные затраты по содержанию и ремонту дома по статьям производственных затрат (ШПЗ), с выделением прямых и косвенных статей затрат (задача «АДС. Строения» и бухгалтерия).
• Анализ расчетов с поставщиками

Более 17 лет Фирма «Стек-спорт» занимается автоматизацией предприятий и организаций ЖКХ. У нас за плечами более 200 успешно реализованных проектов в данной сфере. Мы знаем не все, но достаточно много для того, чтобы помочь Вам.

Лучшие свои программные разработки, знания и опыт мы готовы предоставить сегодня и Вам!

Фирма «Стек-спорт» предлагает Вам долговременное сотрудничество в области построения расчетно-информационных систем управления в ЖКХ и осуществляет:

• продажу комплекса программ СТЕК-ЖКХ требуемой конфигурации (набор задач и АРМ);
• предпроектное обследование;
• внедрение программ «под ключ»;
• дополнительные специальные доработки программ;
• удаленное сопровождение по договору.

Компания СТЕК — это Ваш надежный деловой партнер в деле автоматизации Вашего предприятия.

С уважением,
Директор Компании СТЕК, Александр Копылов