Как организовать паспортный стол в УК
В соответствии с законодательством регистрационный учет граждан осуществляют территориальные органы МВД России.
Управляющая компания регистрационный учет не ведет, но если договором с МКД предусмотрено оказание услуг по приему и передаче документов для регистрации граждан в территориальные органы МВД , то в УК целесообразно организовать подразделение “Паспортный стол”, назначить паспортиста, ответственного за эти услуги, и создать условия для приема граждан с обращениями.
Обязанности паспортиста в управляющих компаниях:
- прием и проверка документов, которые передают собственники
- паспортный учёт
- выдача справок установленной формы
- ведение картотеки как в бумажном, так и в электронном виде
- составление отчётности.
Дополнительные функции, выполнение которых возможно по договору с МКД:
- Составление списков избирателей
- Учет квартиросъемщиков и временно проживающих граждан
- Формирование списков лиц для получения паспортов
- Передача данных в абонентских отдел
- Формирование статистики и отчетности
- Ведение ведомости проживающих в МКД по отдельным категориям граждан
С 17 апреля 2018 года утратил силу Регламент № 288, в связи с этим такие документы как поквартирная карточка (форма № 10), домовая (поквартирная) книга (форма № 11), карточка регистрации (форма №9) больше не имеют юридической силы и УК не обязана брать на себя обязанности хранения и предоставления выписок из данных документов.
В действующем Регламенте №984 не содержится информации об альтернативных документах, а потому учет, хранение и предоставление выписок из вышеуказанных документов не являются обязанностью УК, но могут предоставляться в виде дополнительных услуг Паспортного стола.
Организация паспортного стола в управляющей компании:
Шаг 1. Назначить уполномоченное лицо.
Если управляющая организация берет на себя обязанности Паспортного стола по договору с МКД, то необходимо назначить лицо, или несколько лиц, ответственных за прием и передачу данных в МВД. Закон не обязывает управляющую организацию выделять отдельного сотрудника для выполнения этой функции. Им может стать и директор организации, и любой другой сотрудник, совмещая эти функции с другими обязанностями, но чаще всего назначают паспортиста.
Шаг 2. Утвердить порядок регистрационного учета
Порядок регистрационного учета должен быть утвержден общим собранием собственников помещений МКД. В нем необходимо прописать все вопросы неучтенные в законодательстве. Например, сроки передачи документов в МВД и порядок выдачи справок.
Шаг 3. Обеспечить паспортиста всем необходимым для организации работы Паспортного стола и выполнения своих обязанностей.
- Организовать рабочее место с возможностью приема граждан
- Установить график работы
- Обеспечить необходимым оборудованием (оргтехника, ПК) и программным обеспечением для полноценного функционирования Паспортного стола
Подробнее об автоматизации работы Паспортного стола с помощью специализированного ПО можно прочитать здесь:
Программа для паспортного стола в управляющей компании
Управляющая компания может и не брать на себя обязанности организации Паспортного стола, если это не предусмотрено условиями договора управления МКД. Тогда собственников направляют в органы местного самоуправления, которые контролируют соблюдение правил пользования помещениями жилищного фонда или в МФЦ.
Ответственность паспортиста:
За ненадлежащий прием и передачу документов в органы регистрационного учета паспортисту или иному лицу, которое выполняет эти функции, грозит административная, а в ряде случаев – уголовная ответственность.
К административной ответственности паспортиста привлекут, если он совершит одно из действий, которое не будет содержать признаков преступления:
- нарушит срок передачи документов в орган регистрационного учета;
- представит в этот орган заведомо недостоверные документы.
Уголовная ответственность грозит за фиктивную регистрацию гражданина России или иностранца по месту жительства либо месту пребывания в жилом помещении. Паспортиста могут привлечь к такой ответственности, если его действия привели к тому, что лицо зарегистрировали:
- на основании заведомо недостоверных (ложных) сведений или документов;
- без намерения лица пребывать (проживать) в помещении или без намерения принимающей стороны предоставить помещение для пребывания (проживания).
Деятельность Паспортного стола по регистрационному учету в управляющей компании регламентируется следующими законодательными актами:
- Постановление Правительства РФ от 17.07.1995 № 713.
- Федеральный закон от 25.06.1993 №5242-1.
- Ч. 2 ст. 162 ЖК РФ
При организации работы Паспортного стола следует иметь в виду:
- Управляющая компания не может взымать плату за прием, передачу, выдачу документов для регистрационного учета граждан.
Эти сведения непосредственно затрагивают права и обязанности граждан. А такую информацию необходимо предоставлять бесплатно (п. 2 ч. 8 ст. 8 Закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»).
- Управляющая компания не может отказаться принять документы для регистрационного учета, в случае если собственник имеет задолженность за услуги ЖКХ
Задолженность по оплате не может служить причиной для отказа принимать документы на регистрацию. Это предусматривает пункт 33 Регламента № 288
- Управляющая компания не должна следить за тем, исполнил гражданин обязанность по постановке на регистрационный учет или нет.
В соответствии со статьей 3 Закона о свободе передвижения, пункты 9, 16 Правил № 713 обязанность зарегистрироваться по месту жительства или месту пребывания лежит на гражданах, а не на управляющей МКД организации.
- Управляющая компания участвует в процедуре регистрационного учета только граждан России.
Для целей такого учета иностранцы и лица без гражданства должны обращаться непосредственно в территориальные органы МВД.
- Подать документы на регистрацию граждане могут минуя Паспортный стол управляющей компании.
Сделать это можно тремя способами: через портал “Госуслуги”, через МФЦ или направив документы по почте непосредственно в орган регистрационного учета.
Услуги паспортного стола не входят в перечень обязательных работ для управляющей компании, и УК не ведет непосредственно регистрационный учет граждан, а лишь принимает и передает документы от граждан в МВД и обратно. В случае если УК берет на себя обязательства Паспортного стола, то необходимо прописать все условия в договоре с собственниками МКД во избежание недопонимания и спорных вопросов.
Подробнее о сервисе Стек-Диво: учет в управляющей компании.
